Dem Archivieren von Dokumenten kommt nicht nur im beruflichen, sondern auch im privaten Kontext eine große Bedeutung zu. Wird die Archivierung dabei auf digitalem Wege erledigt, ergeben sich zahlreiche überzeugende Vorteile.
Im Vergleich zu den traditionellen papierbasierten Methoden geht von dem digitalen Archivieren eine Vielzahl von Verbesserungen und eine immense Effizienzsteigerung aus. In dem folgenden Artikel erfährst du, wie du im Detail von einem digitalen Dokumentenarchiv profitierst und was du benötigst, um ein solches aufzubauen.
Übersicht
Wie kannst du ein digitales Dokumentenarchiv aufbauen?
Die Umsetzung eines digitalen Dokumentenarchivs zeigt sich heutzutage dank moderner Archivierungssoftware sehr einfach und effizient.
Um dein eigenes digitales Archiv einzurichten, musst du im ersten Schritt also idealerweise die für dich passende Software finden. Auf dem Markt gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Softwarelösungen, die sich speziell auf die digitale Archivierung von Dokumenten konzentrieren. Wähle eine Lösung, die deinen persönlichen Anforderungen entspricht und viele praktische Funktionen, wie zum Beispiel ein einfaches Scannen und Hochladen von Dokumenten, eine benutzerfreundliche Oberfläche und hilfreiche Suchfunktionen sowie die nötigen Sicherheits- und Datenschutzfunktionen bietet.
Hast du ein solches Programm gefunden, geht es daran, deine vorhandenen Papierdokumente einzuscannen und diese in die Software hochzuladen. Achte dabei darauf, die Dokumente ordnungsgemäß zu benennen und in passende Kategorien oder Ordner zu organisieren. So profitierst du in Zukunft von einer besonders einfachen Navigation.
Moderne Softwarelösungen bieten oft auch die Möglichkeit, Workflows zu automatisieren. Das bedeutet, dass bestimmte Prozesse, wie beispielsweise das Einordnen von Dokumenten in die richtigen Ordner oder das Setzen von Ablaufdaten, automatisch ausgeführt werden können. Dies spart dir zusätzlich Zeit und Mühe.
Dokumente zu jeder Zeit zugänglich
Ein großer Pluspunkt des digitalen Archivierens besteht natürlich in der wesentlich höheren Effizienz der Methode. Daneben sind die Informationen zu jeder Zeit ganz einfach zugänglich.
Digitale Dokumente lassen sich leicht durchsuchen, sortieren und organisieren. Dies macht es dir einfach, die benötigten Informationen in kürzester Zeit zu finden. Besonders im beruflichen Umfeld, wo schneller Zugriff auf wichtige Daten oft entscheidend ist, stellt dies einen überzeugenden Vorteil dar.
Viel Platz einsparen
Durch das digitale Archivieren von Dokumenten sparst du außerdem eine Menge physischen Platz ein.
Du benötigst keine riesigen Aktenschränke oder Lagerflächen mehr für deine Papierdokumente. Damit kannst du bei der Aufbewahrung nicht nur Kosten sparen − diese Methode zeigt sich gleichzeitig auch als wesentlich umweltfreundlicher, da weniger Papier benötigt wird. Auch auf dem Weg zu einem papierlosen Büro geht von der digitalen Archivierung eine zentrale Bedeutung aus.
Hohe Sicherheit genießen
Die digitale Archivierung geht zudem mit verbesserten Sicherheitsmaßnahmen für sensible Dokumente einher. Du kannst Verschlüsselungstechnologien und Zugriffsbeschränkungen nutzen und deine Dokumente so vor einem unbefugtem Zugriff schützen.
Besonders im Geschäftsumfeld sollte der Schutz sensibler Informationen immer die oberste Priorität genießen.
Rechtliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Dokumenten
Im Übrigen gibt es auch aus einer rechtlichen Perspektive klare Vorgaben zur Aufbewahrung von Dokumenten, die für dich relevant sind.
Gemäß den Handelsgesetzbüchern, kurz HGB, und der Abgabenordnung, kurz AO, müssen zum Beispiel Geschäfts- und Buchführungsunterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Durch die digitale Archivierung kannst du diese rechtlichen Anforderungen zu jeder Zeit ohne großen Aufwand erfüllen − du musst deine Dokumente lediglich sicher und ordnungsgemäß speichern.
Die Investition in ein digitales Archiv für Dokumente zahlt sich demnach langfristig aus. Sowohl in beruflichen als auch in persönlichen Angelegenheiten wird dir dies von großem Nutzen sein.